Björn Slabbinck compte au nombre des collaborateurs qui font la force de Dekeyzer-Ossaer. Comptable, il se passionne pour l’harmonisation des processus administratifs et l’amélioration de l’efficacité de l’ERP (Enterprise Resource Planning).
À l’origine de l’informatisation
Björn Slabbinck est le premier employé de l’entreprise Dekeyzer-Ossaer, il a été engagé à la fin de l’an 2000. Outre sa fonction de comptable, il remplissait également les attributions de collaborateur « à tout faire » : « À l’époque, l’entreprise n’avait pas encore atteint sa taille actuelle. Je m’occupais de l’administration et du contrôle de la qualité. Il m’est arrivé de donner un coup de main pour décharger de la viande ou traiter les marchandises entrantes. Je me souviens qu’il y avait énormément de travail d’enregistrement, car les numéros de lot n’existaient pas encore. »
Un enregistrement qui n’a pas cessé de gagner en importance. Les pouvoirs publics obligeaient le secteur de la viande à garantir la traçabilité de chaque produit. Björn a contribué à l’informatisation de la société Dekeyzer-Ossaer : « J’ai encore connu cette mutation. Les produits étaient d’abord inscrits dans des registres. Ensuite, des tableurs étaient créés dans un programme informatique avant d’être imprimés chaque semaine pour être rangés dans un classeur. »
Aujourd’hui, l’administration est automatisée : « La préparation des commandes et leur encodage manuel étaient beaucoup plus simples. À présent, chaque document doit être associé aux autres au moyen d’un scanner et d’un logiciel très complet. Ce qui permet de suivre la commande jusqu’à la livraison grâce au numéro de lot. »
Chaque maillon a son importance
Björn souligne l’intérêt d’un traitement correct des commandes. La comptabilité arrive à la fin d’une série d’opérations et de fonctions qui la précèdent : « Si l’enregistrement au début du processus n’est pas conforme, nous ne sommes pas en mesure d’enregistrer la facture, notre comptabilité ne correspond pas, etc. Chaque étape est donc essentielle pour garantir un traitement rapide des factures. »
Björn et ses collègues interviennent sans rechigner en cas de besoin : « Bien que les corrections n’entrent pas dans nos attributions principales, nous donnons volontiers des conseils pour accélérer l’enregistrement. Dans le système, tout doit tomber juste. Plus il y a de contrôles, plus le processus gagne en efficacité. »
Le développement d’un ERP propre à l’entreprise
Derrière les écrans, Dekeyzer-Ossaer abat un sacré travail en vue de moderniser la facturation numérique. Björn fait partie de ceux qui ont présidé à la naissance de cette nouvelle mouture de l’ERP : « Nous évoluons vers un système différent, mais en nous appuyant sur les points forts du programme de base qui était en place. Nous ambitionnons maintenant d’avoir notre propre logiciel. »
La transition s’effectue en plusieurs étapes : « Le nouveau programme s’inspire de notre base de données actuelle. À un certain moment, l’ancien système sera débranché. Mais sa disparition se déroule progressivement afin que chacun puisse s’habituer aux divers changements. »
Björn collabore en outre activement à l’optimisation de l’ERP : « Nous pouvons dire que des améliorations sont possibles. Et nos propositions ne tombent pas dans l’oreille d’un sourd. Ici, nous ne sommes pas des numéros dans une liste de travailleurs à rémunérer. Nous avons l’occasion de présenter notre vision des choses. C’est ainsi que nous consolidons ensemble le processus administratif. »
Gain de temps
La modernisation de l’ERP constituait une étape incontournable au sein de l’entreprise : « Un nombre croissant de commandes sont passées sur notre magasin en ligne. Avant, le client devait nous téléphoner pour nous les transmettre, ce qui prenait beaucoup de temps. Aujourd’hui, tous les documents sont disponibles en ligne, sans délai. La fiche technique indique instantanément la composition du produit, les normes qu’il respecte, etc. Nous faisons ainsi gagner du temps à nos clients, qui peuvent par ailleurs passer leurs commandes au moment qui leur convient. »
Le service de facturation et de comptabilité trouve lui aussi son intérêt dans la numérisation : « Les factures sont scannées et classées par voie numérique. Chaque client possède un dossier sur le serveur, dans lequel toutes les informations le concernant sont consultables. Ce qui nous permet de gagner énormément de temps ! »
Un travail motivant
Travailler à la comptabilité est tout sauf ennuyeux, contrairement à ce qu’on pense parfois : « La comptabilité ne se réduit pas à l’encodage de factures d’achat et de vente. Il faut générer toute une série de chiffres et faire en sorte que le processus progresse avec fluidité afin de clôturer la comptabilité correctement à la fin de chaque mois. »
De fait, les chiffres comptables sont indispensables à la direction : « Beaucoup de décisions se prennent sur la base de ces chiffres. Chacun au sein de l’entreprise doit pouvoir avancer. Lorsque les chiffres sont exacts, la stratégie peut être définie avec précision. »
De plus, pour Björn, les jours se suivent et ne se ressemblent pas : « L’aspect le plus attrayant de mon travail, c’est la variété. Il ne consiste pas uniquement à calculer les coûts. Nous sommes également en contact avec des fournisseurs qui posent des questions sur des factures. Nous devons à tout moment apporter une aide aussi efficace que possible en cas de besoin. Chaque jour voit son lot de nouveaux défis. Nous nous efforçons en outre de transmettre un peu de notre expérience dans l’espoir que notre enthousiasme déteigne sur les autres travailleurs. Dans notre travail, le dynamisme et la variété sont une constante. »
Valorisation
L’enthousiasme de la famille Dekeyzer-Ossaer se révèle très communicatif et constitue un fondement essentiel de l’entreprise : « Chaque élément est unique. Une vache n’est pas l’autre, il n’y a donc pas non plus de produits standard. Une fois que les commandes sont prêtes, mon travail s’achève et je peux rentrer chez moi, ce qui ne veut pas nécessairement dire que l’aiguille indique cinq heures. »
Cet engagement du personnel est d’ailleurs fort apprécié, ce qui constitue une importante motivation pour Björn : « Notre titre de “KMO Laureaat” (Lauréat PME, un prix décerné par l’UNIZO) a été considéré comme une grande distinction pour la famille, mais aussi pour nous. Les travailleurs ont été mis à l’honneur. L’entreprise a organisé une grande fête au cours de laquelle nous avons tous été remerciés personnellement pour notre dévouement. J’ai trouvé que c’était l’un des plus beaux moments de ma carrière. »
Évoluer ensemble
Une bonne ambiance de travail est au cœur de la réalisation des grands projets : « Nous progressons ensemble grâce au lien fort qui nous unit. Les idées de la famille sont soutenues par les travailleurs, ce qui est essentiel. Car une entreprise implique bien plus que des machines ou des livraisons de viande. Il faut des personnes qui sont capables de travailler harmonieusement en équipe. »
Et lorsque le stress se fait malgré tout sentir, la bonne entente aplanit tous les soucis : « À la mi-janvier, une collègue a participé à l’action “30 Dagen Zonder Klagen” (30 jours sans râler), soit un mois de pensée positive. Un papier accroché dans son bureau lui rappelait chaque jour son engagement. Elle m’a également imprimé la feuille, qui fait son petit effet. Elle a une influence bénéfique sur moi mais aussi sur les personnes qui m’entourent. »
Gratitude
Björn est solidement ancré dans l’entreprise, c’est aussi un collaborateur heureux de Dekeyzer-Ossaer : « Depuis dix-sept ans déjà, cette entreprise me permet de me développer et de transmettre l’expérience que j’ai acquise. Lorsqu’on me demande de donner une formation à une nouvelle recrue, j’y vois un compliment, implicite mais un compliment tout de même, parce que cette requête me fait comprendre que je travaille bien. On sent que la direction apprécie nos efforts, ce qui me remplit à mon tour de gratitude. »
Synergie
L’expérience accumulée par Björn chez Dekeyzer-Ossaer se répercute également dans sa personnalité et sa vie privée : « Cette motivation, elle peut aussi trouver un écho dans la vie privée. Je prends personnellement plus d’initiatives. Nous organisons nous-mêmes nos voyages de A à Z et réglons tout. Ce qui aurait été impensable il y a quelques années. Je me demande souvent d’où me vient cette énergie. »
Pour Björn, il faut en chercher la source dans son travail : « Ma femme et moi sommes tous deux comptables. Nous ne sommes pas habitués à une vie standard. Quand on est passionné par son travail, on est un peu hors-norme. On veut mieux profiter de ce qui se présente. C’est ainsi que l’enthousiasme professionnel se communique à la vie privée et inversement. N’est-ce pas merveilleux ? »
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